فایلیا | دانلود فایل | دانلود تحقیق و مقاله

مقدمه

از ارتباطات در ميدان رقابت كار و زندگي به عنوان يك سلاح قدرتمند، اما بي‌خطر استفاده مي‌شود.

در عصر حاضر براي انديشمندان و افراد موفق، «ارتباطات» تنها يك واژه نيست. آنان از ارتباطات استنباط عميق‌تري دارند و در ميدان رقابت كار و زندگي از آن به عنوان يك سلاح قدرتمند، اما بي‌خطر استفاده مي‌كنند؛ زيرا بدون صدمه زدن و ‌آزردن ديگران با بهره‌گيري از ارتباط موثر ساده‌تر از ديگران كه به اين سلاح تجهيز نيستند، به خواسته‌هاي مشروع خود نائل مي‌شوند.
همه ما از كودكي شنيده‌ايم كار را بايد به دست كاردان سپرد، به طور يقين اين افراد كاردان اولين ويژگي‌شان «ارتباطات قوي» است، اما برخي از اشخاص دخالت‌هاي بيجا و سماجت‌هاي غيرموجه در يك امر را با ايجاد ارتباط موثر اشتباه مي‌گيرند كه اين طرز تلقي را بايد اصلاح كنند.

در سازمان‌ها نيز، مديران مجرب مي‌دانند براي بقاي سازمان خود نياز مبرمي به برقراري ارتباط دارند. قطعاً مديري كه نياز به ايجاد ارتباطات موثر سازماني را حس مي‌كند، در جنگ رقابت و بقا به ابزارهاي بيشتري مجهز است.
پي.استيفن رابينز، ارتباطات را اين‌گونه تعريف مي‌كند: «انتقال مقصود و منظور يك عضو گروه به ديگري». حال اين سؤال مطرح مي‌شود: چگونه مي‌توان بدون ايجاد ابهام، اين منظور و مقصود سازماني را به طرف مقابل منتقل كرد؟
همواره در يك سازمان محدوديت‌ها و موانعي وجود دارد كه مي‌تواند در ايجاد ارتباط اختلال ايجاد كند. اين موانع به دو گروه خارجي و داخلي قابل تقسيم مي‌شوند. موانع خارجي عوامل فيزيكي هستند كه در محيط خارج سازمان مي‌توانند بر فرآيند ارتباطات تاثير منفي گذاشته و آن را مختل كنند و موانع داخلي مجموعه عوامل درون سازماني هستند كه مي‌توانند در جريان ارتباط تاثير ناخوشايندي داشته باشند.

تعصبات، اختلاف زبان و عقايد، همهمه و سر و صدا و ذهنيات كليشه‌اي را مي‌توان به عنوان برخي از موانع ارتباطات نام برد. با توجه به محدوديت‌ها و موانعي كه در هر سازماني امكان وجودشان بسيار است، كسب مهارت‌هايي در ارتباطات ضروري به نظر مي‌رسد. بر همين اساس، راهكارهاي زير توصيه مي‌شود.
۱- مستمعي باشيد كه فعالانه گوش مي‌دهد: اغلب مردم تفاوتي بين شنيدن و گوش كردن قائل نمي‌شوند، در حالي كه گوش دادن فعال يكي از مهارت‌هاي ايجاد ارتباط موثر است و با شنيدن سطحي و بدون توجه بسيار تفاوت دارد. براي اينكه بتوان يك مستمع فعال بود، بايد موارد زير را رعايت كرد:
* بايد در چشمان گوينده خيره شد و از توجه به محيط اطراف پرهيز كرد.
* با ژست مناسب و تاييد سر براي گوينده اين اطمينان را حاصل كرد كه با حوصله به سخنان وي متمركز هستيد و دقت و آمادگي لازم جهت شنيدن را داريد.
* از حركات زائد و اضافي و كارهاي حاشيه‌اي مانند تغيير مكان و صحبت با تلفن همراه اجتناب ورزيد.

* طرح پرسش‌هاي مرتبط به گوينده اين حس را القاء مي‌كند كه شما سعي در درك همه جانبه سخنان داريد.
*تفسير و تعبير سخن گوينده مفيد فايده خواهد بود.
* سعي نماييد حتي‌الامكان حرف‌هاي گوينده را قطع نكنيد و براي رفع ابهامات احتمالي پس از اتمام سخنان وي، سوالات خود را بپرسيد.
* از پرگويي پرهيز كنيد.
* بدون اينكه سوءتفاهمي صورت گيرد كه گوينده حس كند از شنيدن حرف‌هايش دلزده و يا بي‌نياز هستيد، به آرامي و احتياط نقش گوينده و شنونده را تغيير دهيد.

۲- بازخورد نمودن نتايج به روش حرفه‌اي: هم نتايج مثبت و هم نتايج منفي قابل بازخورد هستند. از آنجايي كه نتايج مثبت بديهي و واضح به نظر مي‌رسند، هميشه ساده‌تر از نتايج منفي قابل قبول هستند و شنونده جز در پذيرش آن مقاومت نمي‌كند. اما در برابر شنيده‌هاي منفي مقاومت مي‌كند و به سادگي پذيراي نتايج منفي نيست، مگر آنكه با استدلال بسيار محكم عنوان شود. موارد زير، نكته‌هايي هستند كه افراد مي‌توانند در ارتباطات جهت بازخورد نمودن موثر از آن بهره گيرند:

* تاكيد بايد بر رفتارهاي خاص باشد.

* نبايد شخص ويژه و عده محدودي را مد نظر قرار داد.

* بايد همواره به خاطر داشت كه در بازخورد نتايج هدف ركن اصلي است.
* نتايج بايد در زمان مناسب اعلام شوند.

* بايد نتيجه منفي را جايگزين رفتاري كرد كه گيرنده خبر مي‌تواند آن نوع رفتار را درك و كنترل كند.

كوتاه سخن اينكه مديران، كاركنان و سطوح مختلف سازمان با درك فرآيند ارتباط سازماني قادر مي‌شوند علاوه بر اينكه به نتايج مطلوبتري دست يابند و به شيوه ساده‌تري خواسته‌ها و ايده‌هاي خود را بيان كنند، تاثير بسزايي نيز بر اطرافيان خود گذاشته و به تقويت ساختار سازمان و تبادل اطلاعات بپردازند.