فایلیا | دانلود فایل | دانلود تحقیق و مقاله

منشي كيست؟

در فرهنگ لغت آغاز كننده، نويسنده و يا كسي كه بتواند خوب نامه بنويسد و مطلب را بپروراند گفته شده است.

البته با توجه به اينكه وظيفه يك منشي تنها محدود به مرتب كردن نامه ها و يا نگارش آنها و يا پاسخگويي به تلفن نيست؛ سعي كرده ايم كه تعريف مناسب و قابل قبولي از آن ارائه كنيم:

او بايد داراي خصوصياتي از جمله برنامه ريز و تنظيم كننده امور محوله، راز نگهداري و توانايي درك صحيح از جايگاه و محيط اطراف خود را دارا باشد همچنين بتواند از ابزارهاي ارتباطي هر مقطع زماني بهره برداري مناسبي داشته باشد.

قبل از اينكه به تحليل در رابطه با موضوع مورد بحث بپردازيم بهتر است به سوالات زير پاسخ دهيد؟

• بيان خوب و فعال كردن محيط كار خود را تشريح كنيد؟
  • بهترين بهره برداري از وقت و ايجاد كار مثبت چيست؟
  • آيا محيط كار در زندگي شخصي شما مؤثر است؟ برنامه ريزي و اهداف شما در طول روز و هفته چگونه است؟

  حال كه به سؤالات و پاسخهاي آن انديشيده ايد و بهتر از هر شخصي به آن پاسخ داده ايد بهتر است به سؤالاتي كه از يك مدير با سابقه و آگاه شركت متوسط اندام پرسيده شده توجه نماييد:

  • انتظارات شما از منشي خود چيست؟

  وظيفه يك منشي فقط پاسخگويي به تلفن نيست. او كسي است كه بايد درك صحيح و سريعي از محيط و مدير خود داشته باشد و برحسب تواناييهاي فردي و جمعي۲- تفاوت منشي شركت شما كه يك شركت خصوصي است با يك شركت بزرگ دولتي چيست؟

  در مورد اين سؤال بايد گفت ماهيت كاري منشي تغييرناپذير است. آنچه كه تغيير مي كند اهداف، انگيزه ها و ويژگيهايي است كه در كار خصوصي و دولتي به چشم مي خورد. در شركتهاي خصوصي هميشه تلاش و فعاليت و بهره وري در درجه اول قرار دارد در صورتي كه در شركتهاي دولتي اين انگيزه كمتر به چشم مي خورد. بنابراين در شركتهاي خصوصي افراد اعم از مدير تا كاركنان بايد در جهت تحقق پيشرفت و توسعه اهداف شركمنظم و مرتبي داشته باشد تا در كمترين زمان و باحداكثر سرعت به مطالب مورد نياز دسترسي داشته باشد.

  ۴- براي اين كه منشي شما از تلفن به عنوان يكي از ابزارهاي بزرگ فروش و ارتباط استفاده نمايد چه امكانات و يا تواناييهايي بايد داشته باشد؟

  تلفن ابزاري است براي بيان و تبادل اطلاعات و برقراري ارتباط در كمترين زمان ممكن يك منشي خوب در استفاده از ابزاري به نام تلفن بايد از تمام تواناييهاي خويش استفاده نمايد چون مخاطب او نامرئي است و با توجه به اين كه او هيچ اطلاع و برداشتي ازمديران با سابقه كاري درخشان چنين بيان داشتند:

  در اينگونه سازمانها معمولا حدود ۸۰% از وقت منشي صرف پاسخگويي به تلفن مي شود و تنها ۲۰% از زمان باقيمانده صرف هماهنگي با مديران مي شود. در اين قبيل سازمانها منشي به بيش از يك نفر خدمات مي دهد. وظايف يك منشي عبارتند از:

  ۱- تنظيم و تدوين برنامه هاي روزانه و هفتگي

  ۲- ارتباط تلفني صحيح

  توضيح آنكه برخورد خوب يك منشي راهگشاي بسياري از كارهاست؛ و مي توان اميدوار بود كه او به عنوان يك محور تعيين كننده به شمار مي رود.

  ۳- درستكاري و راستگويي را اساس كار خود قرار دهد و به جهت راحتي و آسايش خود به مراجعه كنندگان پاسخ اشتباه ندهد.

  ۱-۳-۵- حفظ و نگهداري اطلاعات

  اين نكته را هرگز فراموش نكنيد كه مهمترين سرمايه يك شركت اطلاعات طبقه بندي شده ي آن است. بنابراين در حفظ و نگهداري آن حداكثر تلاش خود را بنماييد. زيرا در هر صورت منشي اطلاعات زيادي در رابطه با مدير و ساير كارمندان و اسرار شركت مي داند پ بايد از رد و بدل شدن هر گونه اطلاعاتي در درون و يا بيرون شركت و يا از فردي به فرد ديگر خودداري نمايد. شايد به همين دليل است كه نام منشي در زبان انگليسي secretary مي باشد.

  ۱-۳-۶- اهميت اطلاعات در اولين ارتباطات

  منشي شركت اولين كسي است كه ارتباط دروني و يا بيروني سازمان را به هر شكل برقرار مي كند؛ او براي تسريع در ايجاد ارتباطات شركت بايد از اهداف تماس گيرنده ………………..